Distrito Federal As micro e pequenas empresas já podem ir se preparando para se cadastrar no eSocial, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Em novembro torna-se obrigatória a adesão de 2,7 milhões de empresas do Simples Nacional, aquelas que possuem faturamento anual de até R$ 4,8 milhões
A ferramenta unifica as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empreendedores em um banco de dados administrado pelo Governo Federal, integrando dados do Ministério do Trabalho, da Caixa Econômica, da Secretaria de Previdência e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), além da própria Receita.
Quando for totalmente implementado, o sistema reunirá informações de empresas e entidades públicas e privadas, que empregam 44 milhões de trabalhadores do país. A plataforma substituirá até 15 informações prestadas ao governo – como Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e de Informações à Previdência Social, Relação Anual de Informações Sociais, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – por apenas uma.
No total, deverão aderir à plataforma, quatro milhões de empregadores, com um total de 33 milhões de trabalhadores, sendo 2.692.632 empresas do Simples Nacional, que empregam mais de 13 milhões de trabalhadores. Empresas sem empregados deverão acessar anualmente o eSocial para informar que possuem nenhuma atividade que as obriguem à escrituração.
Mais prazo
Para as empresas com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões, a obrigatoriedade de utilização do eSocial já vale desde 1º de janeiro de 2018. Já as empresas de médio porte, com faturamento inferior a R$ 78 milhões/ano, ganharam mais tempo para se cadastrar e enviar dados dos trabalhadores ao sistema. A Receita Federal ampliou em um mês a primeira fase do programa e adiou a segunda no mesmo prazo.
A primeira etapa, na qual as empresas se cadastram no sistema, terminaria no dia 31 agosto e foi adiada para o fim de setembro. A segunda etapa, quando os empregadores inserem os dados dos trabalhadores no sistema, ocorreria neste mês, mas só começará em 10 de outubro.
Benefícios
“O programa amplia a capacidade de fiscalização do Estado e melhora a formulação de políticas públicas do país, já que o governo contará com uma informação única, consistente e de validade”, explica Altemir Linhares de Melo, assessor especial da Receita Federal para o eSocial. Para os empresários, a centralização das informações em um só lugar, muitas vezes eliminando documentos que acabavam sendo entregues em duplicidade, é uma forma de proporcionar mais agilidade à prestação de contas. “É claro que, de início, o processo é um pouco mais trabalhoso, pois há necessidade de adaptação, mas a tendência é que a entrega das obrigações se torne mais simples”, conta.
Readequação
Segundo especialistas, a qualificação cadastral é uma ação primordial para fazer a transmissão dos dados ao sistema com eficiência e sem erros. Para isso, é preciso que o responsável na empresa providencie a regularização dos empregados e autônomos que se encontraram com alguma pendência. A organização de processos internos, é outro ponto que merece destaque: essa é a hora de rever todos os processos existentes em áreas como RH, financeiro, contabilidade, TI e até mesmo jurídico.
Entre as informações obrigatórias no cadastro dos trabalhadores está a ocupação do funcionário de acordo com a CBO (Classificação Brasileira de Ocupação), um documento, do Ministério do Trabalho, que reconhece, nomeia e codifica os títulos e descreve as características das ocupações. É importante verificar se a descrição dos cargos ocupados hoje está de acordo com os cargos estabelecidos pela CBO.
É preciso também verificar se a empresa está em dia com as normas regulamentadoras. Dentre elas, estão os laudos de PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho, PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário. No eSocial, esses laudos são obrigatórios para todas as empresas que possuam um ou mais funcionários.
As empresas deverão mapear todas as rubricas das folhas de pagamento com as naturezas exigidas pela plataforma como indicativo de incidência do INSS, FGTS, IRRF e contribuição sindical de acordo com a legislação e fazer a adequação, se necessário. Geralmente, as empresas utilizam uma tabela de rubricas configurada dentro dos softwares utilizados para a geração das folhas de pagamento e nem sempre as rubricas que eram utilizadas são todas as mesmas exigidas pelo plataforma. Em outras palavras, é preciso ter certeza que as rubricas das folhas constem na tabela de rubricas do eSocial, garantido a correspondência entre elas.
Assim como nas rubricas, é necessário verificar todo o sistema de folha de pagamento. Após essa verificação, é necessário alimentar todos os novos campos que foram criados por exigência do eSocial como, por exemplo, novos campos no cadastro da empresa, dos trabalhadores, lotações tributárias, processos jurídicos e administrativos, entre outros.
A empresa também deve informar ao sistema os funcionários que são aprendizes e pessoas com deficiência (PCD), assim como sua contratação e dispensa. A plataforma possui um indicativo de contratação de PCD, onde foi criado um grupo que inclui os respectivos campos para inserção das informações. Fique atento também a esses detalhes.
Apesar de serem considerados trabalhadores sem vínculos empregatícios, as informações dos estagiários também devem ser transmitidos ao sistema. O Programa do Governos exige informações como CPF e nome do supervisor do estágio, agente de integração, instituição de ensino e as informações referentes à ocupação, como número da apólice do seguro, nível do estágio e sua natureza.
Outro destaque é a necessidade de analisar juntamente com o jurídico se o RH/DP já possuem todos os processos cadastrados em sua base para serem transmitidos para a nova plataforma.
“O eSocial não veio para mudar a legislação e sim fazer com que se cumpra. Com essa exigência online, muitas empresas irão se organizar involuntariamente. Sabemos que essa organização não será imediata, mas com o passar do tempo todas as empresas estarão dentro do formato exigido pela legislação e o setor de RH/DP com certeza deixará de ser tão operacional e passará a atuar de forma mais estratégica”, diz Adriana Giffoni, especialista em gestão contábil e financeira da Fortes Tecnologia, empresa especializada em tecnologia de recursos humanos.
Boa gestão é essencial
“Acabou a farra”, é assim que o consultor de segurança do trabalho, Renato Augusto Pinto, resume o eSocial. Segundo ele, o novo sistema simplifica a forma de envio das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, porém as empresas que não possuem uma gestão financeira e pessoal otimizada vão encontrar dificuldades. “Se não tiver uma boa gestão, a plataforma vai recusar essas informações. Elas devem estar casadas. Senão a multa é automática e pesadíssima”, diz.
“O eSocial abrangerá o nosso segmento, ou seja, todos os bares e restaurantes que tenham empregados registrados deverão adotá-lo”, completa. As empresas que não aderirem ao programa estarão sujeitas a penalidades, por meio da cobrança de altíssimas multas pelo descumprimento de suas obrigações.
A dica do especialista é que as empresas verifiquem junto ao escritório contábil como está sua adesão ao novo sistema do governo, bem como deverão buscar as empresas especializadas em consultoria e assessoria em segurança e medicina do trabalho para adequação das exigências do governo federal.
Críticas
Ronaldo Lemos, advogado especialista em temas como tecnologia, mídia e propriedade intelectual, disse em sua coluna no jornal Folha de S.Paulo, que o eSocial é um problema para vender solução e que pode se tornar uma tomada de três pinos para o Governo Federal.
Lemos explica que para ingressar no portal, os empregadores precisarão do eCPF ou eCNPJ, o certificado digital que é vendido por um punhado de empresas. O custo é de cerca de R$ 250 por ano, e o certificado precisa ser renovado anualmente. Quem não pagar essa "tarifa" anual não poderá mais entrar no eSocial, ficando excluído de um portal que será obrigatório.
Apesar de o certificado ser digital, precisa ser obtido pessoalmente, em um posto de atendimento. Os postos do Serpro, empresa do governo federal que cuida do "processamento de dados", por exemplo, ficam somente nas capitais. “Ou seja, todos os empregadores que moram nas mais de 5.600 cidades do interior do Brasil terão de se deslocar até uma capital, todos os anos, para obter um certificado digital. Essa é a proposta do governo para os empregadores do país”, diz Lemos.
Governo disponibiliza atendimento para eSocial
Foi disponibilizada pelo governo federal uma central de atendimento telefônico para o eSocial. O número de atendimento ao público é o 0800 730 0888, que aceita ligações a partir de telefones fixos e esclarece dúvidas operacionais relacionadas ao envio, consulta e edição de eventos transmitidos para o eSocial, além da utilização dos módulos Web do eSocial (Web Empresas, MEI e Web Doméstico). O horário de funcionamento é das 7h às 19h, de segunda a sexta-feira.
Fontes:
Folha de S.Paulo
Portal eSocial
Fortes Tecnologia
Blog Sage
G1
Para realizar o cadastro, acesse portal.esocial.gov.br
